Van personeelstekort naar personeel dat blijft: de kracht van een goede planner
Personeelstekort is geen tijdelijk probleem. Het is structureel. Al jaren is het een enorme uitdaging om voldoende goede medewerkers te vinden. Maar belangrijker nog dan goede mensen vinden, is ze behouden. Want telkens opnieuw werven en inwerken kost jouw organisatie veel waardevolle tijd.
Tijd die je ook anders kunt gebruiken, als je meer inzet op het binden van medewerkers aan je organisatie. Planners spelen hierin een belangrijke rol; zij zijn een cruciale schakel in de relatie tussen werkgever en werknemer. Wat kun je als personeelsplanner doen om een betere relatie met je medewerkers op te bouwen en het verloop te verlagen?
Planner als matchmaker
Je samenwerking begint bij de juiste match. Voor de werkgever, maar ook voor de werknemer. Houd als planner rekening met de kenmerken, wensen en kwaliteiten van de medewerker. Consistentie is hierbij belangrijk, omdat het rust geeft. Laat medewerkers zoveel mogelijk werken voor dezelfde leidinggevende en met dezelfde collega’s.
Goede communicatie, goede relatie
Goede communicatie laat alles soepeler verlopen. Help je medewerkers dus door duidelijkheid te bieden. De eerste stap daartoe is om goed naar je eigen organisatie te kijken. Als je eigen processen niet helemaal strak zijn, kan een medewerker verdwalen in het gebrek aan logica.
Zijn je processen simpel en duidelijk? Top. Zorg dan dat iemand weet wat er van hem verwacht wordt. En dat je die informatie eenvoudig en snel communiceert op een manier die voor hem werkt. Denk bijvoorbeeld aan een app waarin iemand precies kan zien wanneer en waar hij werkt en waarmee hij eventueel ook nog onkosten of declaraties kan indienen.
Werk je met arbeidsmigranten? Besef dan dat ze in een land zijn waar ze de regels en taal niet kennen. Communicatie in de moedertaal van je medewerker voorkomt een hoop ruis. Berichten die standaard hetzelfde zijn, zoals de werkplanning of het vragen om een handtekening, hoef je maar één keer te vertalen en kun je blijven hergebruiken. Zo maak je het je medewerker makkelijker en weet je zeker dat je boodschap goed overkomt.
Van zulke goede communicatie kan de band met je medewerkers alleen maar beter worden.
Processen digitaliseren
Goede communicatie is niet alleen een kwestie van informatie stúren. Belangrijk is om alle afspraken en randvoorwaarden goed vast te leggen, zodat deze altijd vindbaar zijn. Het is handig als alle informatie bij elkaar staat, zowel voor je organisatie als voor je medewerker.
Maak alle documentatie dus eenvoudig inzichtelijk, van veiligheidsinstructies en algemene opmerkingen tot contracten en loonstroken. Deze informatie breng je samen in een digitaal dossier waarin je eenvoudig alle informatie terugvindt. Geen gedoe meer met papieren administratie of verschillende versies van documenten dus.
Wil je hierin nog een stap verder gaan? Denk dan eens aan digitaal ondertekenen. Hiermee tekent je medewerker documenten via een beveiligde omgeving in een app. De handtekening wordt digitaal vastgelegd in jouw systeem. Dit bespaart een hoop tijd en papieren administratie. Denk maar eens aan de documenten die je anders moet printen, laten ondertekenen en weer moet inscannen. En dan heb ik het nog niet over de reistijd die je medewerker bespaart als hij niet voor elk contract op en neer naar jullie kantoor hoeft te reizen!
Voldoe aan de verwachtingen van medewerkers
Last but not least: houd de verwachtingen van je medewerkers in het oog. Sommige medewerkers, zoals arbeidsmigranten of seizoensmedewerkers, willen in korte tijd veel geld verdienen. Als jij hen steevast voor 24 uur inplant terwijl ze bij een concurrent 40 uur per week kunnen werken, is het niet gek dat ze overstappen. Andersom kan hetzelfde gelden. Kijk dus wat je medewerkers willen en probeer daarop in te spelen. Dat krijg je gegarandeerd terugbetaald in vertrouwen en loyaliteit.
Betere relatie = minder verloop medewerkers
Eigenlijk hebben alle tips in dit artikel één ding gemeen: ze zijn gericht op het verbeteren van de relatie met je medewerkers. Tevreden werknemers zullen je organisatie minder snel verlaten. Dus als je de relatie met je medewerkers verbetert, verklein je het verloop. En hoef jij minder te investeren in het steeds opnieuw werven en selecteren van nieuwe werknemers. Daarnaast geloven wij dat tevreden mensen ook beter werk leveren. Een goede relatie creëert dus een mooie win-winsituatie!
